El acta de reunión nos permite registrar los temas tratados en alguna reunión para poder consultarlos y gestionarlos de forma fácil y rápida.

Al mismo tiempo nos permite mantener confidenciales los temas que no deben ser compartidos con toda la organización.

El acta de reunión consta de tres partes:

Parte 1: Planificación/Alta: aquí se da de alta y se planifica la reunión, indicando datos básicos de la misma como el título, la fecha, los participantes, etc.

También se puede indicar si el acta es confidencia. En caso de que lo sea, solo podrán visualizar el acta el usuario que la generó, el usuario que lidera la reunión, los participantes y los responsables de las acciones asociadas.

Al guardar el registro, se realiza la comunicación al Generados del Acta y a los participantes.

Parte 2: Gestión de Acciones: en esta parte vamos a registrar la información surgida en el desarrollo de la reunión, tal como los temas tratados y ls gestiones que se deberàn realizar de acuerdo a lo detectado:

Como podemos ver en la imagen anterior, de un acta de reunión pueden derivar acciones, gestiones de riesgo y/o procesos de investigación.

Esto quiere decir que se pueden dar de alta uno o más de cada uno de estos procedimientos, los cuales seguirán su propia gestión, con sus estados, responsables, comunicaciones, etc.

Al guardar el registro se envía un mail de aviso al Generador del Acta y a los participantes.

Parte 3: Cierre de Acciones: en esta última parte realizamos el cierre del registro, y podemos realizar algún comentario al respecto.

Si marcamos el estado como "Pendiente", el registro no se cerrará sino que permanecerá abierto en la Parte 3, y si indicamos que está "Terminado" se cerrarán todas las partes, el acta estará finalizada, y no se podrán completar ni modificar más datos del registro.

Cuando se termina el acta de reunión se enviará un aviso al Generador del Acta y a los participantes.